Google+ 草堂雜記 For Life, Work & Pleasure: 我為什麼使用Gmail 信箱?

2008年2月19日 星期二

我為什麼使用Gmail 信箱?

數年前Google開放Gmail時,其帳號之申請是採用推介的方式,造成一陣轟動。很多人因為這種特有的做法感到好奇,只能苦等他人介紹。Google的想法大概是認為經過介紹的程序,比較有人認真使用,不過依我看這種做法宣傳效果反而較大。因為愈得之不易,愈有人冀望得到。我的帳號是上網登記後排隊良久才拿到,也算費了一番功夫。但是由於當時免費網路帳戶多,加上學校也有固定帳號,對新得的Gmai帳號沒有花太多心思去瞭解,只見它的容量一直變大而感到希奇。

當時的容量為1G,已是大手筆,一般的大姆哥才在128M與540M的階段。後來又一直增加到2G、2.5G、3G 。Google似乎心中有一個碼表,其數字好像人口時鐘一樣一秒一秒地增加,現在已經到達6.4G,真不知道那一天才會停止。後來hotmail.com聽說一口氣提高到5G,一度趕過Gmail的容量。但Google則安步當車,一往直前,我看未來在免費信箱的路上已經沒有人敢與爭鋒。容量這麼大,雖然讓人心裡有富足感,但好像永遠達不到。Google是不是看準這一點,虛胖了自己,反正你看得到卻用不到。不過後來也有人在動這方面的腦筋,設法將這個免費的網路空間拿來當做虛擬磁碟,這些軟體包括Gspace、Gmail Drive、GmailFS等等(有興趣者請看這一個網站Sizlopedia),將來若有人甚至動腦筋將這些免費空間出租賺錢,我想也不會太奇怪了。

所以我說為什麼要使用Gmail信箱?至少它的容量大到能讓你有一種富裕人家的感覺,不要天天為信箱容量不足而煩惱。當初Google推出Gmail的時候,並沒有delete(刪除)這個按鈕。依其邏輯說:「為什麼要煩惱這些?你儘管塞好了!」不過後來拗不過一般人的習慣,總是要將垃圾信清掃一番,不然色情的信件一進來,刪都沒法刪,反而入人於罪。最後還是加上刪除的功能,足見當時Google也多麼因為能提供這麼大空間而自豪。

若僅討論空間大,忽略其實際的功能則有點捨本逐末。其實Gmail之功能強大,可以由其反垃圾信(Anti-spam)及防毒的努力看得出來。雖然垃圾信仍然是無孔不入,但多次回報垃圾信之後,確實減少很多,而且不時會由控制中心傳來,有些中毒的信件被擋掉的消息。就是因為這一點,讓我使用Gmail信箱更有信心。當然,Google本身也提供半免費的掃毒軟體,這倒是後話。

除上述的功能之外,Gmail還有那些貼心的功能呢?這裡舉幾項加以說明:

  • 一、搜尋功能
任何信箱最起碼都會提供搜尋功能,有些只是聊備一格。但Google 搜尋引擎功能之強大,幾乎在任何地方都用上,而且用得很徹底。所以信箱中再多的信,只要找到關鍵語,其他分類幾乎都可不必派上用場。其搜尋方式並不是整個關鍵語而已,而是隨你打一個字,其可能的結果就隨之擺出來,例如你打一個"c"字,任何姓陳的姓名都會事先站出來,供你選擇。所以整個關鍵語尚未打完前已可進行選項,方便迅速。舊信看完後,若許久不用,但仍有保留價值,則可直接使用Archive的功能,信箱中就不會再見到這些信,但仍可利用"All Mail"的欄位下閱覽,並利用搜尋引擎查尋。聽說加掛Google Desktop,即使離網也可以搜尋GMail信箱,這可能最近Google開始研究離線軟體中的一環吧。


  • 二、交談功能
將信箱通訊的功能加上交談(Chat),是一個新的點子。當初提出這個功能時,我並不在意。因為私下認為:送信來的時候,大部份對方不一定在線上,有無交談功能並不重要。但是,經過配合Google Talk功能下,反過來一想,人生的際遇難定,即不一定同在線上,但總是有人故意製造出交會的時間,尤其年輕人之間的交談,更適合使用。除了情人之外,有些商家或廠家也發現這是很好的點子。他們可以將此作為生產中產品的討論平台,並可與其下游廠商或國外承包商進行直接討論,立即釐清細節。事實上,一般行政及研究工作上也常有類似情形。這比天天開會可以節省相當多的時間。當親朋好友來信而你正好在側,立即可以交談的情境不也就更溫馨了嗎?

實際上這種交談功能碰上對方是機器人,倒是更省事。例如翻譯機器人,就以現有的en2zh@bot.talk.google.com這個機器人來說,你只要將它當做聯絡人,列為你的交談對象,則你可先入為主,立即發信請教。此時只要你打入任何長度的英文,它就會翻成中文回覆你(可惜現在能用的是簡體中文!)。這在寫英文信時將會有很大的助益。現在Google發展廿餘隻這種翻譯機器人,可以供你翻成各國語文。未來,利用這種交談的窗口,此類的AI機器人將扮演許多你目前想像不到的角色,而交談的功能將更能被發掘出來。

  • 三、會話的功能(Conversation)
這裡的會話並不是一般所想的會話,而是相同文件的對話組合在一起。這個功能最初發現時,頗感新奇,實際上更顯得Gmail的貼心。例如你為某主題發送一份郵件給一位或多位收件人,這些人只要以回覆的方式送回相關資訊,則這些相關的信件會依送來的順序疊在一起,成為一組會話組,這些信只佔一行的空間。當你點開這個會話時,各郵件按時間順序展開,回信的來龍去脈,清清楚楚。

這個功能最適用於一些會員資料之徵詢,或老師對學生下同一個題目要他們作答等等之應用。當然情人間的談情說愛更會顯得有條不紊。即使後來發生爭執,也有證據可循。有些問題的討教,在來來去去的函件間,自動可以作一些歸檔的工作。這個功能還有點汲取以前BBS的精髓哩。

  • 四、資料夾與標籤 (Label)的功能
Gmail中有固定的資料夾,其中包括Inbox(收件匣)、 Starred(星號標記)、 Chats(交談)、 Sent Mail(寄作備份)、 Drafts(草稿)、 All Mail(全部郵件)、 Spam(垃圾郵件)、Trash(垃圾桶)等數種。其中較為特殊的如「星號標記」,是將重要信件前勾星號時,凡有星號的信件都收集在此檔案夾中。「交談匣」則置放交談後的過程記錄。「全部郵件」是置放所有的信件,包括被封存的郵件。「垃圾郵件」則置放被認為有濫發信嫌疑的信件,與直接被堆到垃圾桶的刪除郵件性質不同。

標籤的功能類似磁碟中的檔案夾,但後者是固定設置,不可增刪。標籤則可以自設並歸類,因此收件匣中的郵件多了,可以自行分類,並歸類到適當的標籤項裡,以供日後查考。其實標籤除提供上述資料夾的功能外,尚有其他特定的功用。例如,同一個會話群組可以有不同的標籤。而任何一封郵件亦可同時歸類在不同標籤,亦就是同一封件可以存在到不同的資料夾裡。對於同一封信的內容屬不同性質時,可以歸到不同的檔案夾中,如此搜尋起來不致產生遺漏。


  • 五、用戶名與別名
GMail的郵件帳號中,其用戶名也有一番學問。通常戶名之組成為字母及數字,其中尚包括點”.”。但實際上這個點”.”只是區分方便,有點與無點對於Gmail而言,都是同一個帳戶。所以,dingren.tsao@gmail.com與 dingrentsao@gmail.com兩者是一樣的。

此外,Gmail 不提供傳統式別名,但利用"+"號,可以將原來的帳號作改變,也會寄到原來的帳戶內,例如:dingren.tsao+u1587b@gmail.com 的郵件,同樣可以寄到dingren.tsao@gmail.com的帳戶內。表示加號後面的文字不作辨識。這樣又有什麼好處呢?
其實功能還蠻強大的。因為這些信到達信箱後,你可以設定篩選器中的"to:"項,將後面屬於多餘部份的文字當關鍵語,自動將這些郵件導向至某套用的標籤或星號夾、垃圾桶或轉寄到其他電子郵件帳戶。例如:上述u1587b是某一堂課的代號,則可將它轉到屬於該堂課的標籤夾內。或者,在你訂閱某報的新聞時,填寫的郵寄信箱帳號可以設法利用此方面功能加以區辨,寄來的信件就會自動歸到你要的標籤夾裡(事先要設定好過濾條件),真是方便極了。不過有些報紙送來時,其標題大體相同,也可以利用其標題作過濾,自動轉入自設的標籤夾。

GMail還允許你定制From:(發件人),以你的另一個信箱的名義發信。有興趣者可以自行發掘這項功能。

  • 六、由其他帳戶取信

現在的Gmail中,可以自其他的電子郵件帳戶擷取郵件。例如,我原來在台大使用的帳戶裡,多年相安無事,但每次電腦更新常要重新設定,由於必須認證,頗為麻煩。利用Google的Mail Fetcher功能,則可自由取得台大帳戶裡的郵件,比webmail的速度快,而且具有防毒的功能。每一帳戶可以同一位置讀取最多 5 個其他帳戶的電子郵件,其原伺服器內的信件仍可保留。在設定 Mail Fetcher 之後,Google 就會定期檢查那些設定好的帳戶,如有新郵件,將會自動顯示在Gmail的帳戶中,方便極了。

同樣有來有往,Gmail利用POP通訊協定,也可從 Gmail 的伺服器下載郵件到您的電腦內,以便使用如 Microsoft Outlook Express 或 Netscape Mail 的程式讀取郵件,即使您沒有連上網際網路也一樣。

綜合前述幾項優點,我認為Gmail應該值得推介。由於其考慮的細節甚多,在使用上有時候也可以節省一些時間,諸如每封信除標題外,尚會顯示一小段內容,因此即使不打開信亦可知道其大概,立即作適當處理。有些群組郵件,會使用>、>>符號區別,也相當用心。至於星號的表示法,有時也挺方便,等於一個重點信件的提示。





參考資料:

我为什么使用gmail?

我使用gmail的十個理由